Tâches

Mise en place des repas (midi + soir)

Vaisselle & Rangement des repas (ptit dej + midi + soir)

Chaque jour : toilettes sèches

À la fin : ménage de chaque dortoir, des pièces communes

[]Pad pour les compte-rendu des réunions du GT orga[]

Membres du GT

Tobias/oiseauroch (Picasoft/Pâquerette)

Margaux (Cloud Girofle)

MarieLi (Libretic)

Fil d'orga sur le forum : https://forum.chatons.org/t/organisation-camp-chatons-2024/5716

https://bbb.paquerette.eu/b/tob-z52-kva-bje

Dispo Marie : L/M/V à partir de 18h00 - M/J : entre 12h00 et 14h00 + à partir de 16h00

Dispo Tobias : plus ou moins n'importe quand à partir de dimanche soir (mon num si besoin : 06 02 24 45 47)

Appel 18 juin (hohohohooooo) à 18h

Point dodo et budget antenne

Point miam, petit-déj, deadline, matériel

Point matériel

Orga programme

Qui arrive quand de l'orga ?

Garde enfant, accessibilité, navettes, courses petit déj

Orga accueil et encaissement

cadrage pour laisser la place aux personne en retrait.

-> salle de danse / salle polyvalente / réfectoire / 1 dortoir avec projo

[] []

[] Répartition des tâches : []

Lien avec le lieu et Marine >> Margaux

Récap inscription/budget/bourses >> Tobias

Partie inscription/paiement sur-place >> Tobias et Marie.

Boissons >> Tobias

Appel à matériel : 3 vidéoproj + 3 paperboards >> Tobias -> fait

Appel à soutien sur l'animation/l'orga du programme >> Margaux

Prochaine Visio : Dimanche 16 juin à 11h00 (Marie + Tobias)

Quelle est la date limite pour confirmer :

- le nombre de repas à Marine == fin juin

- le nombre de personnes à l'Antenne == pas de limite

Histoire de pouvoir prolonger la date d'inscriptions et d'ouvrir le plus d'inscriptions possibles == Ouiiii :)

-> a ce jour 59 inscriptions : 60 personnes + 1 enfant - 

31 personnes en camping dont 6 en véhicules aménagés > Margaux

4 chambres

19 personnes en dortoir

Budget actuel : 2 743.50 en dodo pour 3758 Eur budget incompressible

@Margaux : Voir le matériel dispo à l'Antenne + tarification à la nuitée

== Matos : Au moins un grand tableau blanc et un à craies dans la salle polyvalente, Alice me redit pour les paperboards. 1 vidéoprojecteur fixe au plafond du 1er dortoir.

== Tarification nuitée : en fait ça change pas grand chose au prix :/ je pense qu'on va devoir se passer de ménage.

Prochaine Visio : Jeudi 06 juin à 14h00

Point sur les inscriptions, nombre de couchage selon camping, dortoir, chambre.

Difficulté sur l'option dortoir car 13 personnes à ce jour et les dortoirs sont de 12 couchages.

Modification/complément apporter sur le formulaire concernant les dispos des types de dodos (plus de chambre) inscriptions possibles jusqu'au 16/06.

Relances à faire sur le forum, masto, et autres, ....

En terme de frais pour l’Antenne, l’encaissement serait de 1574 Eur (selon les tarifs que nous avons indiqués) - pour mémoire, les frais fixes sont indiqués à 2 430 Eur sur le Libreto :

On a besoin d’ajouter à ce stade :

Visio 14 mai 12h

Scribe : MarieLi

Points à aborder :

[]Ce sont des propositions à discuter ou des idées qui me sont venus suite à participation aux 2 derniers camps (j'ai pas inventé la poudre - lol):[]

Faut-il prévoir des infusions, autres ?

Prévoir des courses spécifiques pour des besoins spécifiques, par exemple pour le régime d'Irina, pour qu'on les file à Marine.

Affichages dans la salle centrale : ?

Animation des forums ouverts :

Tous les matins : bienvenue aux arrivées de la veille.

Présentation en cercle : Prénom/pseudo - CHATONS - il ou elle - météo perso et ça tourne, cela doit être rapide

liens d'aide :

  1. https://supertilt.fr/comment-organiser-un-forum-ouvert/
  2. https://www.colibris-lemouvement.org/sites/default/files/content/forumouvert_fiche_pratique_19052017_1.pdf

Affichages dans la salle centrale : ?

Prévoir un temps pour constitution d'un GT camp CHATONS 2025 ou temps du collectif en général et parler d'autres sujet en y intégrant également l'orga des réunions mensuelles, ....-> la continuité on en est où ?

Relance de Stéphane cf le camp CHATONS sur les réseaux sociaux

Relancer sur le forum le post pour les inscriptions : Marie

Visio 7 mai 18h

Visio 4 avril 11h15

Internet: Serge gère tout, on attend une décision de l'Antenne s'ils prennent un abonnement ou si on doit prévoir qq chose pour la durée du camp (possible d'amener une borne avec clé Wifi par Libretic)

Accessibilité : Margaux souhaite mettre son numéro de téléphone pour contact en cas de besoin

Ajout d'un bloc repliable sur l'accessibilité dans le formulaire d'inscription

Vigilance pour dédier du temps au hackerspace avec la focale accessibilité

Prévoir des visites guidées avec des infos accessibilité

Prévoir un espace calme sans interaction, dans un bout de dortoir par exemple

Espace fumeureuses accessibles mais pas intoxicant pour tout le monde

Bar

Prévoir des boissons sans alcool

Vigilance aux comportements relous - prévoir des référent.es soin pendant le camp

Tobias gère l'appro bar :)

Questions que je pose là à discuter à l'occasion : 

- faire gaffe à la clope (perso ça m'était assez inconfortable de devoir sortir au travers d'un nuage de cigarette)

- Prévoir des softs. (On prévoit collectivement de la bière et une tireuse mais pas de soft pour celleux qui ne souhaitent pas boire d'alcool et je trouve ça dommage)

- Gestion alcool

Intro sujet assurance CHATONS

Des CHATONS prêt à assurer financièrement le camp 2024 ?

Pour celles et ceux qui ne sont pas au courants, le camp CHATONS de l'année dernière s'est terminé sur un déficit réduit mais présent tout de même.

Au sein du GT orga du camp chatons 2024, est bien sûr d'être à l'équilibre cette année mais pour éviter qu'une structure ait la mauvaise surprise de devoir éponger un éventuel déficit seule, nous proposons à des CHATONS de se porter volontaire pour porter collectivement ledit déficit s'il devait arriver.

Cet appel est d'autant plus important pour nous que nous souhaitons mettre en place des tarifs prix coutant/sountient et solidaire au sein de ce camp CHATONS comme en 2022 alors que la structure qui nous hébergera ne pratique pas ce genre de tarifs.

Visio 27 février 12h

ODJ :

  1. Comment applique-t-on la tarification solidaire/coûtant/soutien dans les faits ?
  2. Comment gérer la résa des chambres pour les besoins spécifiques ?
  3. Est-ce qu’on fait une page d’inscription sur HelloAsso ? doublon avec formulaire?
  4. Est-ce qu'on met des questions sur les régimes alimentaires dans le formulaire?
  5. Comment appliquer le système de bourses ?
  6. Est-ce qu’on demande une « assurance » aux CHATONS ?
  7. Accessibilité

Retours formulaire :

Conclusion = on reste simple !

[]Validation des inscriptions []: renvoyer un mail de validation à chaque soumission du formulaire

Résa des chambres : Mention "Nous ne questionnerons pas votre réponse et il ne faut pas hésiter à mettre oui si l'idée de ne pas être en chambre vous empêche de venir! " Marie propose d'ajouter mention "ou vous ammène à chercher une autre solution d'hébergement"

Ajouter en choix de mode d'hébergement : je préfère être en chambre mais c'est pas indispensable + remonter lecommentaire sur les chambres et supprimer question suivante.

Pense-chaton : identifiants sur Nextcloud CHATONS pour partage des fichiers

Régime alimentaire : ajouter un champ libre pour détailler si des besoins spécifiques (intolérances ou autres)

Bourses : pour aider des genstes à venir au camp, sujet sur le forum pour demander aux chatons combien ils peuvent mettre - Tobias

Accessibilité: Guide accessibiliser un événement - https://forum.chatons.org/t/accessibiliser-un-evenement-le-guide-les-devalideuses/5715 Margaux va contacter Irina et Florence pour parler de l'accessibilté de l'Antenne

On mettra l'export des inscriptions. Nuage des CHATONS > Vie du Collectif > Camp CHATONS 2024 https://nuage.chatons.org/apps/files/?dir=/DOSSIER_CHATONS/Vie%20du%20collectif/Camps%20CHATONS/Camp%20CHATONS%202024&fileid=29061

Regarder contrat de location et ajouter les no-go type "pas de chien" sur le formulaire d'inscription - Margaux

Visio 13 février 12h

Tarifs: attention à pas avoir des frais qui restent qui devraient être pris en charge par des chatons volontaires

Système de bourse à remettre en place ?

Enveloppe d'assurance à proposer aux chatons - on s'engage à mettre X€ pour compenser en cas de problème. A mettre dans le formulaire d'inscription.

Si pb après sur le tarif on fait un appel à soutien

Principe des différents tarifs à valider en réu mensuelle

2430€ de frais fixes, soit 6,33€/jour/personne si on est 80 sur 4 nuits

Tarif couchages

prix solidaire : 7.5€/pers/jour

prix coutant : 13,5€/pers/jour

prix soutien : 18.5€/pers/jour

+ Bouffe

Coût total séjour complet

Total solidaire 104,00 €

Total coutant 128,00 €

Total soutien 148,00 €

Arrivée le jeudi avant le dîner ; 4 nuits ; départ lundi après le déjeuner (auberge espagnole jeudi soir et restes lundi midi)

Coût total séjour week-end

Total solidaire 63,00 €

Total coûtant 75,00 €

Total soutien 85,00 €

Détail: arrivée vendredi soir pour le dîner ; 2 nuits ; départ dimanche après le déjeuner

Choix du lieu : post sur le forum pour validation en mensuelle

Margaux s'occupe de réserver le lieu, le Cloud Girofle

Inscriptions : à lancer mi-avril pour clôture début juin max

Visio 13 janvier 11h

[]ODJ:[]

Point sur la recherche de lieu

Point cantine

Tour des trucs à faire

Répartition pour les prochaines semaines

Prochaine réu

Points lieux :

Tableau à toiletter et partager pour suivi des prises de contact

Le Pa-f: tobbias regarde

L'ecospace : contact déjà pris avec Marc, dates réservées

L'Antenne : Margaux en lien

[]Fiche descriptive des lieux[]

Post sur le forum avec ces infos d'ici la fin du mois

TODO fin du mois